Утро началось с запаха свежей краски в подъезде. Артём, новый председатель совета дома, шёл на общее собрание, чтобы утвердить акты выполненных работ по ремонту крыши. Деньги немалые, и ему хотелось перед жителями выглядеть человеком, который держит всё под контролем.
В кармане у него лежала папка. В ней – распечатанные копии актов, которые накануне прислала управляющая компания. Оригиналы, как обещали, должны были ждать его на столе у начальника УК, Сергея Петровича.
Всё по плану
Встреча перед собранием
Сергей Петрович встретил его в холле УК с широкой улыбкой. «Артём, заходи, всё готово!» – он хлопнул председателя по плечу и указал на стопку бумаг на своём столе. Артём открыл папку, чтобы сверить копии с оригиналами. Всё вроде совпадало: печати, подписи, суммы.
Одна неувязка
Но взгляд Артёма зацепился за дату подписания. На его копиях стояло 15-е число, а на оригиналах – 16-е. Разница в одни сутки. «Опечатка, – махнул рукой Сергей Петрович. – Девчонки в офисе переработали, всё перепутали. Сейчас исправим».
Копаем глубже
Версия управляющего
Сергей Петрович позвонил бухгалтеру. Та, чуть помедлив, подтвердила: да, ошиблась, загружена была, поставила число следующего дня. Версия звучала правдоподобно. Артём уже было кивнул, собираясь подписать.
Сбой в системе
Он потянулся за ручкой и нечаянно задел мышку компьютера на столе. Экран ожил, открыв окно почты. В строке «Отправлено» светилось письмо бухгалтера с этими же актами. Артём машинально глянул на дату отправки – 14-е число. Акты были подготовлены ещё до того, как работы, по идее, должны были завершиться.
Звонок прорабу
Артём отошёл к окну и набрал номер прораба, который вёл ремонт на крыше. Спросил, когда они закончили. «Вчера к вечеру, 15-го, – ответил тот. – Я вам даже фото финальное скинул вечером, в шестом часу». Артём открыл чат. Фото было отправлено 15-го в 17:48. А «оригиналы» на столе Сергея Петровича были подписаны и датированы сегодняшним числом, 16-м.
Объяснительная
Разговор у стойки
Артём вернулся к столу. Спокойно, без повышения голоса, спросил: «Сергей Петрович, как вы подписали акты о завершении работ 16-го числа, если крышу починили 15-го вечером? И письмо с актами ушло из вашего офиса ещё 14-го?». Улыбка с лица управляющего сползла мгновенно.
Простая арифметика
Оказалось, никакого злого умысла не было. Просто УК опаздывала с отчётностью перед головной конторой. Чтобы отчитаться вовремя, бухгалтерия по старой привычке подготовила акты заранее, а потом забыла сменить дату на правильную. Подписать хотели сегодня, по факту, но дату в документах не поменяли.
Собрание пришлось перенести. Сергей Петрович краснел и обещал к вечеру предоставить все листы с верными числами. Артём кивнул, собрал свои бумаги. Он вышел на улицу, где у подъезда уже собирались жители, недовольно поглядывая на часы.
Иногда люди просто торопятся отчитаться, а правда кроется в мелочах вроде даты на компьютерном мониторе.
Памятка: что делать, если акты не сходятся?
- Не подписывайте документы сразу, если заметили расхождения.
- Запросите все сопутствующие бумаги: сметы, накладные, фотоотчёты.
- Проверяйте даты во всей цепочке документов – от заявки до акта.
- Обращайтесь к непосредственным исполнителям работ, минуя менеджеров.
- Фиксируйте все этапы переписки и сохраняйте её.
